Antofagasta Minerals S.A.
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Publicado
marzo 28, 2019
Ubicación
Santiago de Chile
Tipo de empleo

Descripción

The Management Assistant is a professional technician with experience as a Senior Management Assistant, reporting directly to the MLP General Manager.

Among the main responsibilities of his role is to assist the General Management and a pool of MLP Managers.

Purpose

Support the Managements in all their organizational requirements, coordination and execution of administrative functions such as agenda management, logistics coordination for different activities, receipt and validation of supplier invoices, coordination of meetings, support in coordination and reception of visits, management and sending correspondence, document file management, face-to-face and telephone attention to internal and external audiences and distribution of materials.

Principal functions

  • Manage the agenda of activities of the General Manager, coordinating appointments, trips, interviews and / or meetings.
  • Meeting room management.
  • Coordinate travel schedule of the General Management (tickets, hotels, transportation)
  • Control sending of internal correspondence. Receive, support and dispatch documents, as well as create and maintain files.
  • Gestionar Agenda de los Gerentes de Área.
  • Ejecutar las medidas de control sobre los riesgos que se presenten en la realización de sus actividades.
  • Recepcionar y validar facturas de proveedores de transporte, vuelos, hoteles, etc. y su respectiva distribución en centros de costo.
  • Reserva de salas, coordinación de almuerzos y coffee break.
  • Apoyar en coordinación y recepción de visitas tanto internas como externas, considerando traslados, gestión de EPPs.
  • Coordinar agenda de viajes y hoteles de trabajadores de la gerencia según requerimiento.
  • Gestionar envío y recepción de correspondencia semanalmente. Clasificar y gestionar valija.
  • Comprar y distribuir materiales a las distintas áreas de la Gerencia. Orden de bodega de documentos y materiales, mantención de stock disponible.
  • Apoyar las iniciativas, nuevos proyectos, tareas o necesidades del área a la que pertenece, asociadas a su rol, de acuerdo a la naturaleza de las exigencias a nivel Compañía.


Requisitos

  • Título técnico profesional Asistente Ejecutivo, Comercio Exterior, Administración de Empresas o afines Secretaria Ejecutiva o Traductor Intérprete Inglés.
  • Experiencia de al menos 5 años en cargos similares de alta gerencia.


Competencias Técnicas

  • Manejo de herramientas computacionales (Excel, Word, Outlook).
  • Manejo de inglés intermedio hablado y escrito.
  • Deseable manejo de ERP básico.


Competencias Personales

  • Capacidad de planificación y organización de actividades.
  • Orientación al cliente interno.
  • Manejo de relaciones interpersonales.
  • Comunicación efectiva y buen nivel de coordinación con el equipo.
  • Resolución de problemas.
  • Proactividad y autonomía en el desempeño de sus funciones.
  • Quality at work Efficient use of resources.
  • Link their conduct with the Company's Values.

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