Antofagasta Minerals S.A.
Publicado
marzo 28, 2019
Ubicación
Santiago de Chile
Tipo de empleo

Descripción

El Asistente de Gerencia es un técnico profesional con experiencia como Asistente en alta dirección, reportando directamente al Gerente General MLP.

Dentro de las principales responsabilidades de su rol es asistir a la Gerencia General y un pool de Gerencias de MLP.

Propósito

Apoyar a las Gerencias en todos sus requerimientos de organización, coordinación y ejecución de funciones administrativas como el manejo de agenda, coordinación logística para distintas actividades, recepción y validación de facturas de proveedores, coordinación de reuniones, apoyo en coordinación y recepción de visitas, gestión y envío de correspondencia, gestión de archivo documental, atención presencial y telefónica de público interno y externo  y distribución de materiales.

Funciones Principales

  • Administrar la agenda de actividades del Gerente General, coordinando citas, viajes, entrevistas y/o reuniones.
  • Administración de salas de reuniones.
  • Coordinar agenda de viajes de la Gerencia General (pasajes, hoteles, transporte)
  • Controlar envío de correspondencia interna. Recepcionar, respaldar y despachar documentos, además de crear y mantener archivos.
  • Gestionar Agenda de los Gerentes de Área.
  • Ejecutar las medidas de control sobre los riesgos que se presenten en la realización de sus actividades.
  • Recepcionar y validar facturas de proveedores de transporte, vuelos, hoteles, etc. y su respectiva distribución en centros de costo.
  • Reserva de salas, coordinación de almuerzos y coffee break.
  • Apoyar en coordinación y recepción de visitas tanto internas como externas, considerando traslados, gestión de EPPs.
  • Coordinar agenda de viajes y hoteles de trabajadores de la gerencia según requerimiento.
  • Gestionar envío y recepción de correspondencia semanalmente. Clasificar y gestionar valija.
  • Comprar y distribuir materiales a las distintas áreas de la Gerencia. Orden de bodega de documentos y materiales, mantención de stock disponible.
  • Apoyar las iniciativas, nuevos proyectos, tareas o necesidades del área a la que pertenece, asociadas a su rol, de acuerdo a la naturaleza de las exigencias a nivel Compañía.


Requisitos

  • Título técnico profesional Asistente Ejecutivo, Comercio Exterior, Administración de Empresas o afines Secretaria Ejecutiva o Traductor Intérprete Inglés.
  • Experiencia de al menos 5 años en cargos similares de alta gerencia.


Competencias Técnicas

  • Manejo de herramientas computacionales (Excel, Word, Outlook).
  • Manejo de inglés intermedio hablado y escrito.
  • Deseable manejo de ERP básico.


Competencias Personales

  • Capacidad de planificación y organización de actividades.
  • Orientación al cliente interno.
  • Manejo de relaciones interpersonales.
  • Comunicación efectiva y buen nivel de coordinación con el equipo.
  • Resolución de problemas.
  • Proactividad y autonomía en el desempeño de sus funciones.
  • Calidad en el trabajo.Utilización eficiente de los recursos.
  • Vincular sus conductas con los Valores de la Compañía.

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